クリニックの開業準備において、電子カルテの選定は診療業務の手順や受付事務の流れ、初期費用に関わる項目です。製品によって機能や仕様が異なるため、自院の診療科や運用方法に合ったシステムを選ぶことが大切です。

一方で、機能の不足や他システムとの連携不備、想定以上の導入費用が発生するなど、選定段階での確認漏れが見直しにつながるケースもあります。

本記事では、クリニック開業における電子カルテの選び方ををはじめ、システムのタイプ別の特徴や費用感、選定時に確認しておきたいポイントを解説します。

電子カルテの種類（クラウド型とオンプレミス型）

クリニック向け電子カルテは、データの管理方法によって大きく「クラウド型」と「オンプレミス型（院内サーバー型）」の2つに分かれます。それぞれの特徴や費用の違いを確認しておきましょう。

クラウド型電子カルテ

インターネット経由でデータセンターのサーバーに接続して利用する形態です。院内に大型の機器を置く必要がないため省スペースで運用できます。

価格面

公式ホームページ等で「初期費用0円」と記載されている製品も多く、オンプレミス型に比べて導入コストを抑えやすい点がメリットです。ただし、初期設定費やパソコン・タブレット等の端末購入費が別途発生するため、実質的な初期費用は総額で200万円〜300万円程度を見込む必要があります。

運用面

Webブラウザ等を通じて利用するため、院内のパソコンだけでなくタブレット端末など多様な機器からアクセスできます。システム更新や診療報酬改定も自動で行われる一方、インターネット回線を使用するため、回線トラブル時の対応方法を事前に確認しておく必要があります。

また、データは外部のデータセンターに保管されるため、災害時や水害時に院内端末が破損した場合でもデータが失われにくく復旧しやすい特徴があります。

カスタマイズ性

あらかじめパッケージ化された標準機能を活用するスタイルが一般的であるため、個別の機能追加や独自の入力フォーム作成といった細かな仕様変更には対応しにくい面があります。

サポート面

オンライン上のチャットや電話、リモート操作による遠隔サポートが中心となります。トラブル発生時の現地対応や駆けつけ支援は含まれないケースがあるため、あらかじめ対応内容や窓口の営業時間を確認しておくことが大切です。

オンプレミス型（院内サーバー型）

クリニック内に設置した専用機器（サーバー）と院内ネットワークでシステムを構築・運用する形態です。外部の通信環境に左右されず、院内ローカル環境でデータをスムーズに処理できる仕組みとなっています。

価格面

専用機器の購入やネットワーク工事が必要になるため、初期費用が300万円から500万円以上になるケースが見られます。また、機器の耐用年数に合わせて、5年程度ごとに買い替えやシステムの更新費用が発生する点もあらかじめ考慮しておく必要があります。

運用面

院内のネットワーク閉域で動作するため、外部の通信トラブルに影響されにくく、データの処理スピードが安定しやすい面があります。一方で、院内での定期的なバックアップ管理や適切なセキュリティ対策が必要となります。

カスタマイズ性

自院独自の入力フォーム作成や特殊な機能調整に対応しやすく、診察スタイルに合わせた細かな仕様変更が可能な傾向があります。

サポート面

メーカーや代理店による専任のサポート体制が整っていることが多く、トラブル発生時の現地対応や直接的な導入支援が手厚い点も特徴です。

電子カルテの種類（外来向けと在宅向け）

電子カルテを選ぶ際は、自院が外来診療を中心に提供するのか、あるいは訪問診療（在宅医療）を行うのかによって求められる機能が異なります。

外来向け電子カルテ

院内でのスムーズな診療手順と受付や会計、検査部門との迅速な連携を重視した仕様です。短時間で多くの患者様の診察を行うため、問診情報の確認や処方入力、過去カルテの閲覧を少ない操作で行える画面構成が中心となります。受付から待合室、診察室、会計に至るまで、院内全体の業務の流れを滞りなく進めるための機能が整っています。

在宅向け（訪問診療向け）電子カルテ

患者宅や介護施設などの院外で閲覧・入力を行うことを前提とした仕様です。持ち運びに適したタブレット端末やスマートフォンでの操作に対応しており、訪問先でインターネット接続が不安定な場合でも利用できる一時保存機能を備えた製品が見られます。さらに、1日の訪問ルート管理や、看護師やケアマネジャーなど多職種間で情報共有を行うための連携機能が組み込まれています。

電子カルテの種類（一体型と分離型）

電子カルテと医事会計システム（レセコン）の組み合わせ方によって「一体型」と「分離型」の2つに分かれます。

一体型電子カルテ

電子カルテとレセコン機能が1つのシステムとして統合されているタイプです。

データがリアルタイムで同期されるため、診察時の入力内容が即座に会計へ反映され、データの連携ミスや送信エラーが発生しません。1つのシステムで完結するため操作を覚えやすく、トラブル時の問い合わせ窓口も一本化できるメリットがあります。

分離型電子カルテ

電子カルテとレセコンを別々のシステムとして導入し、連動（ORCA連携など）させるタイプです。

日医標準レセプトソフト（ORCA）をはじめとする既存のレセコン資産を活かせるため、使い慣れた医事システムをそのまま利用したい場合に適しています。電子カルテとレセコンをそれぞれ自由に組み合わせて選ぶことができますが、システム間でデータ送信のタイムラグや連携オプション費用が発生するケースがあります。

電子カルテ選定時の確認ポイント

システムを検討する際は、価格だけでなく、日々の業務での使いやすさや他の機器との連携状況を併せて確認することが大切です。

診療科への適合性

診療科によって使う記載項目や図版、処方の登録内容は異なります。

内科での経過観察や定期処方の入力のしやすさ、整形外科での画像データの参照、皮膚科での撮影画像の取り込みなど、自院の診療に必要な機能が含まれているかを確認します。

実際の入力時の操作性

デモ画面を使用する際は、医師が入力する際の画面切り替えやクリックの回数を確認します。

診察を行いながらストレスなくスムーズに入力できるかどうかが、業務効率を左右する重要な判断基準になります。

他システムや医療機器との連携

電子カルテは単体での機能だけでなく、院内の機器やシステムとの相性がスムーズな運用を左右します。

まずは、検査機器や画像管理システム（PACS）との連携を確認します。レントゲンや検体検査データを電子カルテ上でスムーズに取り込み・参照できるかがポイントです。

そのうえで、導入予定の周辺システム（予約・問診・自動精算機・健診など）との相性もチェックします。なお、連携を追加する際に別費用が発生する場合もあるため、標準機能の範囲とオプション費用を事前に把握しておくことが大切です。

導入準備の進め方

電子カルテの選定は、開業日に向けて計画的に進める必要があります。

選定と契約の時期

開業の6ヶ月から8ヶ月前までに候補となる製品の確認やデモ体験を行い、半年前を目安に製品を決定して契約を進める日程が一般的です。早めに決定しておくことで、内装計画時の配線や電気設備の準備がスムーズになります。

スタッフ研修と模擬診療

システムが導入された後は、医師だけでなく看護師や受付スタッフも含めて操作の研修を行います。開院前に模擬診療を実施し、受付から診察、会計までの一連の流れを確認しておくことが運用の定着につながります。

まとめ

電子カルテを選ぶ際は、ホームページ等に記載されている初期費用の表記だけで判断せず、パソコン等の端末購入費や設定費を含めた総額で把握することが大切です。

また、クラウド型とオンプレミス型それぞれの特徴や費用、運用面の違いに加え、外来中心か訪問診療を行うかといった自院の診療スタイルに合わせ、最適なシステムを検討することが推奨されます。